Executive Assistant I/T

Einleitung 

Bist du begeistert von Assistenzaufgaben auf Geschäftsleitungsebene?  Du bringst Eigeninitiative mit, denkst voraus, bist vif, teamorientiert und besitzt ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Mit dir bleibt unsere Funktionsleitung jederzeit bestens organisiert und optimal unterstützt. 

Unser Team besteht aus neun engagierten und humorvollen Assistent:innen, die die Mitglieder der Funktionsleitung Informatik/Technologie in sämtlichen Belangen kompetent unterstützen. 

Das kannst du bewirken 

• Als persönliche Assistentin resp. persönlicher Assistent von zwei Mitgliedern der Funktionsleitung unterstützt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen und behälst dabei stets den Überblick. 

• Du übernimmst das Agenda-Management, koordinierst Termine und Sitzungen und führst bei Bedarf Protokolle sowie die Pendenzenverwaltung – auch in Englisch. 

• Weiter organisierst du unit-spezifische (Führungs-/Gesamt-)Anlässe und Workshops und wirkst bei Bedarf aktiv mit. Zudem organisierst du sämtliche Reisen für das FL I/T Mitglied. 

• Du unterstützt die -Mitglieder der Funktionsleitung bei Kommunikationsvorhaben sowie bei der Berücksichtigung und Einhaltung von Prozessen und Vorgaben von Gremien (z. B. Funktionsleitungs-, Konzernleitungs- und Verwaltungsratssitzungen). 

• Du arbeitest bei Bedarf in spezifischen Projekten unter dem Lead des FL I/T-Mitglieds als Projektassistenz mit und übernimmst seitens CIO Office die Koordination  und Organisation der Kaderanlässe.  

• Die inhaltliche Unterstützung der FL-Mitglieder stellst du sicher, in dem du entsprechende Unterlagen  unter Einhaltung der CI/CD-Vorgaben gestaltest, Recherchen vornimmst und den Input der Fachverantwortlichen koordinierst..   

• Du kümmerst dich um Rechnungs- und Beschaffungsmanagement und übernimmst Sonderaufträge sowie dringliche Anfragen an Teilzeittagen einer Kollegin. 

Das bringst du mit 

• Idealerweise verfügst du über den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent/-in) oder über einen vergleichbaren Abschluss und bringst mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe mit.  

• Du bist IT-affin, kennst die gängigen IT-Tools ((Microsoft Office 365, SAP) und hast  idealerweise bereits erste Erfahrungen mit Copilot sowie der Microsoft Power Platform (Power Automate) gesammelt.  

• Zuverlässigkeit, proaktives Handeln und vernetztes Denken prägen deine Arbeitsweise, ergänzt durch Ausdauer und Freude an der Assistenztätigkeit. 

• Organisationstalent, eine ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung und ein gutes Gespür für Menschen zeichnen dich aus – ergänzt durch eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise.   

• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Französischkenntnisse sind ein Plus. 

Kontakt
Stephanie Jann
Leiterin CIO Office Informatik/Technologie 

Telefon
+41 58 341 22 32