Executive Assistant IT

Einleitung

Assistenzaufgaben auf GL-Stufe sind deine Passion? Mit dir gewinnen wir ein Organisationstalent, welches sich in einer Drehscheibenfunktion wohl fühlt und stets den Überblick behält! Du bist vif, mit- und vorausdenkend, teamfähig und kommunikationsstark? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Wir sind ein motiviertes und humorvolles Team von 8 Assistentinnen, die die Funktionsleitungs-Mitglieder der Informatik/Technologie in allen Belangen unterstützt.

Das kannst du bewirken

• Als persönliche Assistentin resp. persönlicher Assistent von zwei Funktionsleitungs-Mitgliedern unterstützt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen.
• Du bewirtschaftest das Postfach, stellst das Agenda-Management sicher und kümmerst dich um die Koordination und Vereinbarung von Terminen und Sitzungen. Bei Bedarf nimmst du an Sitzungen teil und führst das Protokoll sowie die Pendenzenverwaltung (teilweise auch in Englisch).
• Weiter organisierst du Anlässe, Workshops und Reisen und wirkst bei Bedarf bei den zwei erstgenannten mit.
• Du unterstützt die Funktionsleitungs-Mitglieder bei Kommunikationsvorhaben sowie bei der Berücksichtigung und Einhaltung von Prozessen und Vorgaben von Gremien z. B. Funktionsleitungs-, Konzernleitungs- und Verwaltungsratssitzungen.  
• Du stellst bei Bedarf die inhaltliche Unterstützung der Funktionsleitungs-Mitglieder sicher, in dem du entsprechende Unterlagen erstellst und nach CI/CD-Vorgaben gestaltest, Recherchen vornimmst und Input der Fachverantwortlichen koordinierst/einholst.
• Das Rechnungs- und Beschaffungsmanagement für die Funktionsleitungs-Mitglieder wird durch dich sichergestellt.
• Ausserdem entlastest du die Leiterin CIO Office bei gewissen Aufgaben, wie beispielsweise die Koordination/Organisation von Kaderanlässen und Workshops der Funktionsleitung sowie im Bedarfsfall rund um das Sitzungsmanagement der Funktionsleitungs-Meetings.

Das bringst du mit

• Du verfügst über den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent:in) oder über einen vergleichbaren Abschluss und bringst mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe mit.
• Du bist IT-affin und kennst die gängigen IT-Tools und -Programme (insbesondere die Microsoft Office 365 Palette und im Idealfall SAP). Zudem bringst du idealerweise erste Erfahrungen mit der Microsoft Power Platform (Power Automate, Power Apps) mit.
• Dich zeichnet deine äussert zuverlässige, proaktive, vorausdenkende, selbständige und ausdauernde Art besonders aus.
• Du bist es gewohnt, mit unterschiedlichen Stakeholdern adressaten- und plattformgerecht zu kommunizieren.
• Dein ausgeprägtes Organisationstalent, gutes Gespür für Menschen sowie das Setzen von Prioritäten zählen zu deinen Stärken.
• Du verfügst über gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse und Französisch ist von Vorteil.

Kontakt

Stephanie Jann

Leiterin CIO Office Informatik/Technologie

Telefon

+41 58 341 22 32