Management Assistent:in CEO-Office IMS

Einleitung 

In dieser vielseitigen Drehscheibenfunktion unterstützt du die Leiterin des CEO-Office von Post Immobilien mit hoher Eigenverantwortung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Als Organisationstalent mit vernetztem Denken gehst du die anstehenden Arbeiten mit Elan und Eigeninitiative an und behältst dabei stets den Überblick. Bewirb dich jetzt, denn mit dir behalten wir immer den Überblick – selbst im hektischsten Alltag. 

Das kannst du bewirken 

• In dieser Rolle unterstützt du die Leiterin CEO-Office in der täglichen Arbeit. 

• Dazu gehören unter anderem die Vor- und Nachbereitung von Meetings, die Terminplanung, die Kalender- und Mailverwaltung sowie die Bearbeitung von Ein- und Austritten von Mitarbeitenden.

• Du unterstützt bei der Planung von internen und externen Events, begleitest interne Kommunikationsmassnahmen und sorgst für die fristgerechte Umsetzung von Aufträgen. 

• Du führst das Agenda-Management der Geschäftsleitung der Post Immobilien, koordinierst dabei Termine und Sitzungen und nimmst bei Bedarf daran teil, um die Protokollführung sowie Pendenzenverwaltung zu übernehmen. 

• Zusätzlich sorgst du für ein professionelles Stakeholdermanagement und kommunizierst stets auf Augenhöhe. 

• Bei Abwesenheit der Leiterin CEO-Office übernimmst du die Stellvertretung und arbeitest eng mit der CEO  und der Geschäftsleitung zusammen. 

Das bringst du mit 

• Du verfügst über eine kaufmännische Grundausbildung ergänzt mit einer betriebswirtschaftlichen Weiterbildung oder einem vergleichbaren Abschluss.  

• Zusätzlich bringst du mehrjährige Erfahrung als Assistent:in Management Support auf C-Level/ Geschäftsleitungsebene, idealerweise im Zusammenspiel mit Verwaltungsrat und Geschäftsleitung mit. 

• Deine Kenntnisse in betriebswirtschaftlichen Prozessen (Planung, Budgetierung, Reporting) sowie Verständnis für Abläufe im Personalbereich, Strategie, Beschaffung und Governance zeichnen dich aus. 

• Dank deiner digitalen Fitness bewegst du dich souverän in der M365-Welt und nutzt SAP, die Microsoft Power Platform sowie KI-Anwendungen mit Leichtigkeit. 

• Du überzeugst mit einer dienstleistungsorientierten, selbstständigen und proaktiven Arbeitsweise, vernetztem Denken sowie situationsgerechtem Handeln und zeigst dabei Durchsetzungsstärke. 

• Du kommunizierst mündlich und schriftlich sehr gut auf Deutsch und verfügst über gute mündliche Kenntnisse auf Französisch. Englisch und Italienisch von Vorteil.

Kontakt 

Beatrice Landolt

a.i. CEO

Telefon    

+41 79 479 30 54